Обмен файлаи — это местоположение на узле, где можно создавать, собирать, обновлять и организовывать файлы вместе с членами группы. Каждая библиотека файлов отображает список файлов и основные сведения о файлах, которые помогают пользователям в работе с файлами.
В библиотеке пользователь может создавать документы, электронные таблицы, презентации, формы и другие типы файлов, а также управлять этими файлами.
Просмотр и изменение сведений о файле или папке в библиотеке:
В библиотеке Виртуального Кампуса хранятся сведения о файлах и папках, в дополнение к самим файлам. Эти сведения упрощают отслеживание и управление работой.
По умолчанию эти сведения, называемые свойствами, включают имя файла или папки. Библиотека может быть настроена таким образом, чтобы дополнительные сведения требовались обо всех элементах или только о некоторых типах элементов в библиотеке.
Сведения о файле или папке могут требоваться типами содержимого, которые могут быть использованы в нескольких списках или библиотеках. Например, владелец узла может задать тип содержимого для документов «отчет», который может требовать название отдела, создавшего отчет.
Просмотр сведений о файле или папке
Изменение сведений о файле или папке
Добавление одного или нескольких файлов в библиотеку:
Существует несколько способов добавления файлов в библиотеку, в зависимости от того, создается ли новый файл в библиотеке, в библиотеку добавляется существующий файл или добавляется несколько файлов одновременно. Если администратор настроил библиотеку на получение электронной почты, файл можно добавить в библиотеку, послав его как вложение к сообщению электронной почты.
Создание файла в библиотеке
Добавление файла в библиотеку
Добавление нескольких файлов в библиотеку
Добавление файлов в библиотеку с помощью электронной почты
Утверждение или отклонение элементов и файлов в списке или библиотеке:
В библиотеке можно задать требование утверждения документа.
Когда применяется этот параметр утверждения содержимого, элемент или файл, подвергшийся изменениям, остается в отложенном состоянии до тех пор, пока он не будет утвержден или отклонен кем-либо, имеющим разрешение на его утверждение. Если элемент или файл утвержден, ему назначается состояние Утверждено в списке или библиотеке и он показывается всем, кто имеет разрешение на просмотр списка или библиотеки. Если элемент или файл отклонен, он остается в отложенном состоянии и отображается для пользователей, имеющих разрешение на просмотр черновиков.
По умолчанию отложенный элемент или файл видим только для автора, создавшего его, и для лиц, имеющих разрешение на управление списками, однако можно указать, могут ли другие группы пользователей просматривать этот элемент или файл.
Если библиотека настроена на запись основных и неосновных версий, пользователь, изменяющий файл, сначала должен опубликовать основную версию (Основная версия. Пронумерованная копия файла, который был значительно изменен с момента создания предыдущей основной версии. Каждая основная версия определяется целым числом (1, 2, 3, ...), чтобы показать, что она публикуется для просмотра для большой группы в организации.) файла.
- Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.
Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.
- Установите указатель на элемент или файл так, чтобы отобразилась стрелка вниз.
- Щелкните стрелку вниз, а в появившемся меню выберите команду Утвердить или отклонить.
- В разделе Состояние утверждения выберите, следует утвердить или отклонить элемент.
- В разделе Примечание можно ввести примечание о том, почему элемент был утвержден или отклонен.
- Нажмите кнопку ОК.
Примечания
- Если параметр утверждения содержимого применяется к списку или библиотеке, уже содержащим элементы или файлы, утверждение будет требоваться для любого нового содержимого или для изменений, вносимых в существующее содержимое. Существующие элементы считаются утвержденными, однако впоследствии их статус можно изменить.
- Если параметр утверждения содержимого отключается для списка или библиотеки, ранее настроенных на требование утверждения содержимого, все ожидающие утверждения и отклоненные элементы становятся видимыми для всех пользователей, если эти элементы не были удалены.